Organizzare e gestire un “evento 3.0”: costruiamo insieme un modello?!

Organizzare e gestire un “evento 3.0”: costruiamo insieme un modello?!

Questo post ha una storia particolare, un po’ creativa, che si è trasformata in un’idea per un progetto editoriale. Ve la voglio raccontare perchè anche voi potreste esserne i protagonisti.

Ultimamente mi capita spesso di partecipare (sia di persona che online) a “media events“, eventi nello stile di bar-camp, convegni, think tank, dove si discute di argomenti che gravitano attorno al tema “media, web, socialmedia, innovazione, tecnologia”. Così sono entrata in contatto con belle realtà organizzative e con esempi d’uso strategico di nuove piattaforme digitali e social per l’organizzazione degli eventi. Ho pensato che l’aggregazione di questi esempi e pratiche avrebbe portato ad un’idea pionieristica, una sorta di modello di “evento” 3.0 in cui le parole d’ordine siano condivisione, partecipazione, conversazione , innovazione , multimedialità, ascolto.

Oggi la multimedialità combinata con un uso creativo e stategico dela tecnologia digitale e dei social media stia cambiando profondamente la modalità di partecipazione ed organizzazione ad un evento,  rendendolo un’esperienza virale e performante.

Scrivendo il post sull’argomento e buttando giù tutte le idee mi sono accorta che gli aspetti da approfondire erano tantissimi. Mi è venuto anche in mente che sarebbe stato utile accompagnare alle riflessioni esempi di casi di successo o insuccesso da portare alla luce come best/worst practices.
Ho anche pensato che oggi come oggi la creazione di qualsiasi “modello” di comunicazione ha la grande opportunità data dal network del crowdsourcing, ovvero tentare di dar luce a qualcosa di nuovo, completo e creativo con il dibattito e la co-creazione del suo contenuto da parte di professionisti del settore ed utenti interessati all’argomento.
Allora quale occasione migliore di questa per tentare insieme a tutti voi di aggregare pensieri, segnalazioni, esempi, materiali per dibattere e trarre le nostre conclusioni sulle nuove cool practices di evento 3.0?

Vi do quindi l’idea. Con una serie di post cercherò di dare a “puntate” dei consigli pratici, brevi considerazioni ed esempi di cool practices per organizzare un “media event” in ottica 3.0, il tutto aggregato per macro/micro argomenti. Oggi cercherò di darvi un’idea di tutte le tematiche che ho pensato di approfondire e dell’ordine in cui lo farò, ma aspetto i vostri contributi, per arricchire di settimana in settimana il post successivo.

Alla fine aggregherò il tutto per cercare di fornire un “event 3.0 for experts and dummies”, che spero possa essere utile a tutti coloro che si vogliono cimentare nell’organizzazione e nello studio di queste pratiche. Ho pensato di parlarvi di:

1. Presenza online: the Hub web site 3.0: Dedicheremo questo primo approfondimento all’importanza di creare un website dedicato all’evento o una sezione/pagina apposita nel  sito dell’ente/associazione/gruppo/agenzia organizzativo. Come cambia la visione, struttura e gestione di un sito web come hub per promuovere e creare engagement di un evento? cercherò di dare consigli ed esempi per creare un “posto in rete” dove poter pubblicare materiale informativo e non, raccontare giorno dopo giorno la preparazione e l’evoluzione dell’iniziativa (una specie di count down narrativo), aggregare i profili social e dare visibilità e protagonismo ai partecipanti e follower dell’evento.

2. Comunicare l’evento: Press office 3.0. Come cambia l’ufficio stampa di un evento in ottica 3.0? come scegliere gli influencer da contattare? come ingaggiare gli opinion leaders? giornalisti e blogger, quali differenze nel rapportarsi con loro? quali sono le componenti di un comunicato stampa 3.0 e come si evolve la press area con la content curation? (tutto questo a Kazzenger…emh, no, quella è un’altra cosa! 😉

3. Conversazioni e identità 1: Social media strategy: come creare e gestire profili social dedicati all’evento o usare i profili social dell’ente organizzativo. Ogni social medium, sia Facebook, Twitter o Foursquare ha le sue potenzialità e funzioni da usare trasversalmente e in sincrono, quindi come creare una social stretegia per l’evento 3.0? Cercando di relazionare potenzialità dei media e casi di studio interessanti andremo a vedere come poter sfruttare in maniera performante i socialmedia. E a proposito di questo…

4. Conversazioni e identità 1.2: Twitter e Live twitting: ho pensato di dedicare un post ad hoc all’uso di Twitter per l’evento 3.0 perchè è il social che a mio avviso sta dimostrando che se ben usato può dare il maggiore valore aggiunto e performance alla gestione del media evento. In ordine sparso vorrei parlare di: profilo ufficiale, scelta dell’hashtag, livetwitting e moderazione del twitting dibattito, inter-relazionare twitter e dibattito offline (il twitter wall), fidelizzare i followers.

5. Format dell’evento 3.0: Live streaming, chat-online, contenuti e materiale didattico multimediali, speech brevi e tempi di svago 3.0: La buona riuscita di un evento 3.0 si gioca anche e soprattutto nella gestione dei tempi e nell’ottimizzazione di piattaforme e contenuti: tra le pratiche 3.0 che permettono di aumentare la partecipazione on line il livestraming è quello che va per la maggiore, spesso accompagnato dalla possibilità di chattare mentre si segue l’evento, il tutto usando spesso la stessa piattaforma. Vien da se che un “media event” dovrà ben adattarsi ad essere seguito sia online che offline, quindi quali sono le regole e gli accorgimenti da seguire per rendere il tuo evento più snello, usufruibile e mantenere viva l’attenzione del pubblico. Detto in gergo 3.0: Come aumentare la “usability” dell’evento?

6. Format dell’evento 3.0: Social eventcontest: aumentare la partecipazione, perchè il pubblico 3.0 non è spettatore ma protagonista! Come organizzare in maniera creativa attività 3.0 che possano portare il pubblico a creare contenuto ed esperienza, magari divertendosi pure? Parleremo di effetto viral e fidelizzante che un contest o un tentativo di storytelling “gamificato” possono dare all’evento. (Ho idea che mi divertirò tanto a scrivere questo post, con tanti tanti esempi cool! aspetto vostre segnalazioni 🙂

7. Monitoring e fidelizzazione: terminano gli speech, cala il sipario, ma nell’era 3.0 quando finisce “realmente” un evento? Come sfruttare il monitoraggio della conversazione sull’evento in chiave di ascolto e creazione di contenuto analitico e fidelizzante? Quali social e piattaforme usare per raccontare ciò che è successo e quali per condividere/aggregare contenuti (slides, foto, video ecc.)? Come tenere viva l’attenzione sull’evento e la partecipazione degli utenti fino alla prossima edizione?

8. Organizzazione del 3.0 event management team. Come ultimo post di approfondimento mi sembra utile capire di quali professionalità si può comporre lo staff di un 3.0 event management team, e quali possono essere le piattaforme con le quali organizzare il “Gantt 3.0“, ovvero pianificare tempistiche, attività ruoli dello staff.

Detto questo, inizio già a buttare giù le prime idee per il post n.1. Saranno molto apprezzati i vostri commenti, le segnalazioni, i link per completare la lista degli argomenti e indicazioni per interessanti case histories da studiare, perchè come avrete capito sarete l’anima crowdsourcing di questo progetto 🙂
Raccontatemi dove volete, qui, in dm su twitter (@futurap), via mail (futura.pagano@hotmail.it) o su facebook (futurap) le vostre belle o deludenti esperienze come organizzatori/partecipanti/relatori di media events 3.0, e se siete organizzatori o esperti di event management proponetevi per essere intervistati sull’argomento. Grazie.

Futurap

p.s. aggiungo una news. Per caso e per gioco, come spesso accade in rete, ho creato un hashtag su Twitter per poter cinguettare con voi sull’argomento e darvi tutte le news su Twitter: follow #eventi3punto0

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