Guida ad Asana per un Project Management olistico

Guida ad Asana per un Project Management olistico

Eccoti una piccola guida critica ad Asana, il mio digital tool per il project management preferito. Perché ho abbandonato Trello e Basecamp per scegliere Asana? Lo considero il tool più completo, che mi permette una visione più olistica: su me stessa, il mio team, i miei progetti e l’andamento del lavoro.

E poi il nome mi riporta allo yoga, la disciplina che amo, fondamentale per il balance.

Prima di tutto ti chiarisco le attività per cui uso questo fantastica web app: gestire il team, gestire i task, programmare in timeline le macro e micro attività, gestire l’esecuzione dei progetti, controllarne l’andamento e organizzare una proficua attività di time management.

Da quando ho iniziato ad usarlo ho abbandonato l’uso di altri strumenti, integrandone le diverse funzionalità in uno solo: non uso più Google Calendar, app chat, ho ridotto le email (soprattutto in uscita) e a ho detto addio a modelli di timeline old school (Gantt e simili).

L’uso giornaliero di Asana mi ha aiutato a perdere meno tempo e ad avere una visione d’insieme dell’attività lavorativa più chiara e organica.

Una premessa: al momento uso Asana versione base, ovvero Free (disponibile fino a 15 team member). Ho testato per qualche tempo la versione Premium, ma le funzionalità in più, nel mio caso, non giustificano la spesa.

Ho aspettato un po’ prima di scrivere questo mini manuale, perché ero certa sarebbe arrivata a breve una nuova release. Così infatti è stato. Da qualche settimana Asana ha un nuovo design che ne rende più fluido, soprattutto nella versione mobile, l’utilizzo.

Ora ti spiegherò brevemente cosa offre Asana nei vari ambiti d’uso, cercando di spiegarti in modo semplice ogni funzionalità.

Time Management: Asana si è rivelato un fantastico alleato per la gestione del tempo lavorativo, diventando a tutti gli effetti la mia digital agenda. La funzione “My Task” permette di auto assegnarmi delle attività da fare, con relativa due date, inserite in un singolo progetto, e di visualizzarle sia in formato calendario, sia come semplice lista in ordine di data di scadenza. Puoi anche decidere di mandarti come reminder l’elenco dei task giornalieri via email. Le to do list sono essenziali per il mio lavoro e per la gestione dei miei team member. Idealmente i task nella sezione “Today” non dovrebbero essere più di 5 o 6, per permettere di aggiungerne altri last second, o avere il tempo necessario per risolvere questioni improvvise o inaspettate.

Team Management: poter assegnare dei task anche a i membri del team, aggiunti ad Asana con un loro proprio account, ha rappresentato una svolta nella gestione qualitativa dell’attività di management. Molto spesso ci troviamo a lavorare in mobilità, a non poterci confrontare dal vivo con i nostri collaboratori, e sempre meno è il tempo per lunghe (e a volte inutili) riunioni. Con Asana tutti i team member possono auto assegnarsi o assegnarsi reciprocamente dei task, sempre con due date e anche con ordine di priorità (per il quale uso l’opzione favourite).  In alcuni casi uso Asana anche per organizzare riunioni (grazie all’opzione “Time” legata al task) o per gestire l’attività di collaboratori e fornitori esterni (ricordare loro scadenze, ad esempio). Al di là dell’assegnazione dei task, Asana è molto utile anche per il monitoraggio del lavoro svolto e dell’effort stabilito per ogni risorsa: ti aiuterà ad avere sotto controllo i task già portati a termine (marcati come “done“, sempre comunque visibili nella sezione dedicata) e a capire l’andamento lavorativo del collaboratore (se costante, o discontinuo), stabilendo mediamente il timing delle attività. Utilissimo quando andremo a fare pianificazione dei macro progetti.

Pianificazione e gestione dei progetti: se sei un Project Manager, la prima cosa da fare una volta aperto il tuo account Asana e averne studiato il funzionamento, è creare un “Project“. Project sta proprio per progetto, inteso nel Project Management come l’attività temporanea, con una data di inizio e una di “rilascio”, che ha un obiettivo misurabile e tangibile, e che comporta una serie ordinata di micro attività per raggiungere lo “scope”: un servizio, un oggetto, un risultato. (Leggi di più sul metodo Agile, SMART e PM Book). Asana con le sue funzioni ti aiuta senza dubbio nel:

  • pianificare tutte le attività volte alla realizzazione del progetto
  • individuare la mole di lavoro e le risorse necessarie a compierlo
  • quantificare il tempo di “rilascio” (spesso suddiviso in milestone di rilasci intermedi)
  • individuare il rapporto di causa/effetto tra tutte le attività, permettendo di temporalizzarle.

A queste che vi ho elencato, che sono le comuni funzioni di un planning di progetto, inserite in Gantt, ad esempio-, si somma la capacità di assegnazione dei task – e dei sub task- alle risorse e una visione d’insieme dell’andamento dei lavori. Un grafico ci mostrerà giornalmente l’andamento del progetto, con il particolare del numero di task assegnati già svolti, e di quelli ancora da svolgere per la finalizzazione del progetto. Ho trovato questa funzione utilissima nella gestione di macro come di micro progetti complessi, che richiedono l’effort di più risorse e una consequenzialità tecnica: la creazione di una app o di un portale, il lancio di una nuova campagna, la gestione di un piano di marketing.

Altre cose “in più” di Asana, che uso meno, ma sicuramente utili:

La chat: non sono una fan delle chat nel lavoro di team. A meno che questa attività non sia accompagnata da una chiara policy interna, o che il lavoro di gruppo non sia così rodato da aver già trovato un equilibrio. Quindi personalmente evito di usare le chat sia nei tool che sui social (strumenti di calo dell’attenzione pericolosissimi!). C’è chi, non contento evidentemente delle feature “Conversation” o “Comment” disponibili in Asana, integra.

La possibilità di allegare documenti, sia singoli che cartelle: la uso meno perché ancora Drive rimane per me e il mio team lo strumento più utile per il file sharing e la content collaboration (comunque puoi inserire documenti in Asana prendendoli da Drive). Ma sto studiando una proficua integrazione. Utile però la possibilità di allegare una singola immagine o documento ad uno specifico task: anche questa funzione può evitare lo scambio di inutili email.

Cose da testare nel prossimo futuro: usare le roadmap per suddividere le fasi dei progetti, con i relativi task, e sperimentare Asana come template per il calendario editoriale (al momento con il content manager usiamo un formato “griglia” su google doc).

Cose in più della versione a pagamento: la versione Premium tra le tante cose permette un numero illimitato di membership e di Guest, l’export dei dati, e la creazione di team diversi (utile se lavori come freelance con squadre totalmente separate).

Cose che migliorerei: la guida d’uso, solo in inglese e non aggiornata all’ultima versione. L’app per iOS, spesso buggata. L’integrazione con Gmail (Google+ docet. La gamification, con funzioni di ranking, ad esempio (quasi inesistente, ma molto importante nel team management).

Tool con cui puoi integrare Asana: oltre a Drive e a Slack, come ti ho già accennato, Asana si integra tra gli altri con DropboxMailchimpCalendar e Instagantt. E, molto interessante, con Chrome, attraverso un’estensione del browser che ti permette di creare task senza dover entrare nella piattaforma .

Arrivati alla fine di questa lunga guida critica, non mi resta che marcare come “done” il task di creazione di questo post e iniziare a compilare il mio TDT, prima della lezione di yoga di stasera.

Commenti

commenti