La routine del digital manager: To Do Tomorrow

La routine del digital manager: To Do Tomorrow

La routine non è per forza una cosa negativa, o noiosa. A volte trasformare dei piccoli gesti da sporadici a quotidiani può aiutarci a ordinare la mente, dare sicurezza a un atteggiamento ansioso, tenere le fila delle proprie attività.

Nel Digital tip 1 ti ho parlato di Content Curation (venerdì ho ripubblicato la mia nuova raccolta di letture per il Digital Manager), oggi voglio affrontare insieme un altro aspetto della “cura”, quello che riguarda il tempo.

La motivazione è ciò che fa partire. L’abitudine è quella che ti tiene in moto.
(Jim Ryun)

Facciamo partire quindi questa settimana con una nuova abitudine: il To Do Tomorrow.

Se venerdì hai letto il mio storify, sai già come la penso sulle liste, e soprattutto su quelle delle cose da fare. Farle quotidianamente aiuta a tirare le fila in una quantità enorme di task e progetti aperti. Chi fa il digital manager non può esimersi da un buon time management, in primis il proprio, e poi quello delle risorse umane che gestisce.

Se gestisci progetti probabilmente sarai già a conoscenza di software e app utili alla gestione dei task. Asana è il mio preferito, quello che uso per lavoro e il più adatto alla gestione delle attività.

Se invece per te è la prima volta, puoi iniziare con il To Do Tomorrow.

Il TDT è una pratica quotidiana che ho inserito come quotidiana per i miei team member, per abituare le risorse digiune di project management a tenere le fila dei propri task.
Quando parliamo di task intendiamo delle attività lavorative all’interno di un progetto. Con alcune caratteristiche molto precise: hanno una temporalità (una data di inizio e una “due date”), un peso (grado di importanza), e un ordine di priorità (da urgente a ordinario).
Se sei un project manager nella fase di pianificazione  esecutiva di un progetto dovrai dedicare una buona parte del tuo tempo a identificare i task macro, assegnarli alle risorse umane e temporalizzarli. In modo che il progetto sia portato a termine nel tempo giusto e senza rischi.

Ma non tutti i task sono pianificabili, soprattutto quelli micro.

E, nei progetti digitali, la variabile delle verifiche di breve termine è sempre da tenere in conto.
Per questo tenere traccia delle attività in modo giornaliero diventa fondamentale per programmare e riprogrammare le attività in modo tempestivo.
Ecco l’esercizio del To do Tomorrow da fare questa settimana, tutti i giorni.

Alla fine della tua giornata lavorativa, come ultima attività, apri una nuova email, e indirizzala a te stesso (in copia le persone del tuo team, se ne hai uno).
A parte su un foglio bianco scrivi a matita una lista di task che dovrai compiere il giorno dopo: di questa lista fanno parte tutti i task. Non preoccuparti in questo momento di compilarla con un ordine, o con un principio di razionalità. Scrivili proprio tutti.
Ora dovrai trasferire i task nella tua email, fallo con questo criterio.
In cima alla lista inserisci le attività urgenti, prioritarie, da portare assolutamente a termine il giorno dopo. Depennale dalla lista di carta.
Poi passa alle attività di relazione: riunioni, call, brief con cliente, appuntamenti con fornitori.
Infine aggiungi le attività ordinarie. Quelle di routine, o quelle che hai programmato spalmate in più giornate.
In basso nella lista inserisci i remember: cose di cui devi ricordarti. Se hai delle scadenze, delle risposte da dare, l’abbonamento a un servizio da rinnovare.

Quando avrai depennato tutte le tue attività dalla lista di carta, e le avrai trasferite nella tua email, potrai passare all’ultima fase del TDT: definire la temporalità.
Riparti dalla cima della tua lista, dove a questo punto avrai i task più importanti, e per ogni attività stima un tempo di svolgimento. Basati sull’esperienza con attività simili, pondera bene, cerca di essere piuttosto largo nella tua stima, invece che troppo ottimista. Non ambire alla perfezione, piuttosto alla comodità.
Procedi stimando l’effort in termini di tempo per tutte le tue attività della lista. Quando avrai terminato, se il tempo sommato per i to do supera di molto le 7 ore, valuta se nei task in fondo alla lista c’è qualcosa da poter procastinare, ovvero rimandare al giorno seguente.
Perché 7 ore è il tempo massimo da stimare per le tue attività lavorative giornaliere? Perché ci sarà sempre un cuscinetto di almeno un’ora (per essere ottimisti) da riservare agli imprevisti: attività non schedulate ma che diventano assolutamente necessarie e urgenti.

Ora il tuo TDT sarà pronto, invialo a te stesso e al team la sera stessa, e riapri l’email la mattina come primo task dell’attività lavorativa.
Ovviamente anche il TDT è un task, non procastinabile e sempre presente nella tua lista di to do insieme alle attività di routine. Personalmente ci dedico una mezz’ora buona ogni giorno, e altrettanto per leggere ed eventualmente completare le liste dei miei team member.

Inizia la settimana con questa attività, e sarà un piccolo mattoncino di una proficua attività di time management.
Nella versione definitiva del mio Digital Strategy Kit troverai anche un TDT template. Sarà online a Febbraio, intanto scarica gratuitamente la prima parte.

Buon lunedì
Futurap

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